Tugas Pokok

Berdasarkan Peraturan Walikota Malang Nomor 22 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Dan Fungsi Serta Tata Kerja Sekretariat Daerah

Pada Bagian Kedelapan, Paragraf  1 Kedudukan, Pasal 45 menyebutkan :

(1) Bagian Hubungan Masyarakat dipimpin oleh Kepala Bagian yang dalam melaksanakan tugas dan fungsinya berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris Daerah melalui Asisten Administrasi Umum.

(2) Subbagian dipimpin oleh Kepala Subbagian yang dalam melaksanakan tugasnya berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian.

Paragraf 2 Tugas dan Fungsi, Pasal 46 menyebutkan : 

(1) Bagian Hubungan Masyarakat mempunyai tugas menyiapkan perumusan kebijakan, mengoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi, pemantauan dan evaluasi program kegiatan dan penyelenggaraan pembinaan teknis, administrasi dan sumberdaya di bidang penyelenggaraan kehumasan Walikota dan Wakil Walikota, penyelenggaraan keprotokolan, dan penyelenggaraan acara dan tamu.

(2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bagian Hubungan Masyarakat menyelenggarakan fungsi:

  1. penyiapan perumusan kebijakan di bidang penyelenggaraan kehumasan Walikota dan Wakil Walikota, penyelenggaraan keprotokolan, penyelenggaraan acara dan tamu;
  2. koordinasi dan penyusunan program kegiatan serta petunjuk teknis di bidang penyelenggaraan kehumasan Walikota dan Wakil Walikota, penyelenggaraan keprotokolan, penyelenggaraan acara dan tamu;
  3. pelaksanaan pembinaan teknis, administrasi, serta sumber daya di bidang penyelenggaraan kehumasan Walikota dan Wakil Walikota, penyelenggaraan keprotokolan, penyelenggaraan acara dan tamu;
  4. pelaksanaan juru bicara Walikota dan Pemerintah Daerah;
  5. penyiapan kegiatan pers dan media massa;
  6. pelaksanaan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan pemerintahan di bidang penyelenggaraan kehumasan Walikota dan Wakil Walikota, penyelenggaraan keprotokolan, penyelenggaraan acara dan tamu; dan
  7. pengelolaan administrasi umum meliputi penyusunan program, ketatalaksanaan, ketatausahaan, keuangan, perlengkapan, kepustakaan dan kearsipan.

(3) Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), Kepala Bagian Hubungan Masyarakat mempunyai tugas:

  1. menyusun dan merumuskan program dan kegiatan bidang penyelenggaraan kehumasan Walikota dan Wakil Walikota, penyelenggaraan keprotokolan, dan penyelenggaraan acara dan tamu berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan;
  2. melaksanakan pembinaan kepada Pelaksana/Bawahan sesuai dengan bidang tugasnya guna meningkatkan kelancaran pelaksanaan tugas;
  3. memberikan bimbingan kepada Pelaksana/Bawahan sesuai dengan bidang tugasnya terkait pelaksanaan pekerjaan guna pencapaian target kinerja program dan kegiatan;
  4. melaksanakan koordinasi dengan Perangkat Daerah dan/atau instansi terkait untuk mendapatkan masukan, informasi serta mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang optimal;
  5. melaksanakan analisis/penelaahan dalam rangka pencarian alternatif solusi/kebijakan bagi tasan bahan kebijakan;
  6. menyelenggarakan kehumasan Walikota dan Wakil Walikota berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan guna mendukung pelaksanaan tugas Walikota dan Wakil Walikota;
  7. menyelenggarakan pelayanan keprotokolan berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan guna mendukung pelaksanaan kegiatan Pemerintah Daerah;
  8. melakukan pengelolaan informasi kegiatan Walikota, Wakil Walikota dan Pemerintah Daerah sebagai bahan pelaksanaan tugas sebagai juru bicara Walikota dan Pemerintah Daerah;
  9. menyelenggarakan kegiatan pers dan media massa sesuai prosedur yang telah ditetapkan dalam rangka penyampaian informasi kepada masyarakat;
  10. memonitoring dan mengevaluasi pelaksanaan tugas Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugasnya guna pencapaian program dan kegiatan bagian;
  11. menyampaikan laporan pelaksanaan tugas kepada Atasan sebagai dasar pengambilan kebijakan;
  12. menyampaikan saran dan pertimbangan kepada Atasan sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan tugas; dan
  13. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Pasal 47, menyebutkan :

(1) Subbagian Pengumpulan Informasi dan Media mempunyai tugas melakukan pengumpulan Informasi dan Media serta penyusunanbahan penyelenggaraan kehumasan Walikota dan Wakil Walikota.

(2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala Subbagian Pengumpulan Informasi dan Media mempunyai tugas:

  1. merencanakan kegiatan dan anggaran Subbagian Pengumpulan Informasi dan Media berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan;
  2. memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya dalam rangka pengumpulan dan penyusunan bahan informasi yang berkaitan dengan kebijakan Pemerintah Daerah;
  3. memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya dalam rangka pengumpulan bahan informasi yang berkaitan dengan kebijakan pemerintah baik pusat maupun daerah, masyarakat umum dan organisasi non pemerintah yang bersumber dari media;
  4. memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya dalam rangka pengumpulan dan penyusunan bahan informasi kepada publik terkait pernyataan resmi serta kegiatan Walikota, Wakil Walikota dan Sekretaris Daerah;
  5. memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya dalam rangka penyiapan bahan perumusan kerjasama dengan media massa dan/atau organisasi media terkait kegiatan Walikota, Wakil Walikota dan Sekretaris Daerah;
  6. memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya dalam rangka pengumpulan bahan peliputan kegiatan Walikota, Wakil Walikota dan Perangkat Daerah;
  7. memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya dalam rangka penyusunan naskah sambutan Walikota, Wakil Walikota dan Sekretaris Daerah;
  8. memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya dalam rangka pengumpulan dan penyusunan bahan penyebarluasan informasi melalui penerbitan internal;
  9. mendistribusikan tugas kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya guna kelancaran pelaksanaan tugas subbagian;
  10. membimbing Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya guna pencapaian kinerja jabatannya;
  11. memeriksa hasil kerja Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya sebagai bahan evaluasi;
  12. mengevaluasi pelaksanaan tugas Pelaksana/Bawahan sesuai target kinerja yang diperjanjikan dalam rangka penilaian kinerja;
  13. melaporkan pelaksanaan tugas kepada Atasan sesuai perjanjian kinerja yang disepakati sebagai dasar pengambilan kebijakan;
  14. menyampaikan saran dan pertimbangan kepada Atasan sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan tugas; dan
  15. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Atasan sesuai dengan tugas jabatannya.

Pasal 48, menyebutkan :

(1) Subbagian Dokumentasi mempunyai tugas melakukan pengumpulan dan penyusunan bahan dalam rangka dokumentasi penyelenggaraan kehumasan Walikota dan Wakil Walikota.

(2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala Subbagian Dokumentasi mempunyai tugas:

  1. merencanakan kegiatan dan anggaran Subbagian Dokumentasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan;
  2. memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya dalam rangka pengumpulan dan penyusunan dokumentasi usul, kritik, saran dan pendapat masyarakat dan/atau organisasi kemasyarakatan yang disampaikan melalui media massa;
  3. memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya dalam rangka pengumpulan dan penyusunan bahan dokumentasi foto untuk bahan pemberitaan;
  4. memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya dalam rangka dokumentasi naskah sambutan Walikota, Wakil Walikota dan Sekretaris Daerah serta naskah siaran pers/release;
  5. memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya dalam rangka pendataan dan dokumentasi penghargaan Walikota dan/atau Pemerintah Daerah;
  6. memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya dalam rangka penyimpanan dan pemeliharaan peralatan dan hasil dokumentasi;
  7. mendistribusikan tugas kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya guna kelancaran pelaksanaan tugas subbagian;
  8. membimbing Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya guna pencapaian kinerja jabatannya;
  9. memeriksa hasil kerja Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya sebagai bahan evaluasi;
  10. mengevaluasi pelaksanaan tugas Pelaksana/Bawahan sesuai target kinerja yang diperjanjikan dalam rangka penilaian kinerja;
  11. melaporkan pelaksanaan tugas kepada Atasan sesuai perjanjian kinerja yang disepakati sebagai dasar pengambilan kebijakan;
  12. menyampaikan saran dan pertimbangan kepada Atasan sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan tugas; dan
  13. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Atasan sesuai dengan tugas jabatannya.

Pasal 49, menyebutkan :

(1) Subbagian Protokol mempunyai tugas melakukan peyiapan bahan dalam rangka penyelenggaraan keprotokolan dan penyelenggaraanacara dan tamu.

(2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala Subbagian Protokol mempunyai tugas:

  1. merencanakan kegiatan dan anggaran Subbagian Protokol berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan;
  2. memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya dalam rangka penyiapan bahan keperluan yang berkaitan dengan perlengkapan dan kelengkapan acara/upacara, mengatur ruang dan tata tempat pelaksanaan rapat dinas serta resepsi Atasan;
  3. memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya dalam rangka penyiapan bahan koordinasi persiapan dan gladi lapangan dalam acara kenegaraan/acara resmi;
  4. memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya dalam rangka penyiapan bahan penyusunan laporan Atasan serta buku panduan acara/upacara baik secara kenegaraan maupun resmi;
  5. memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya dalam rangka penyiapan bahan koordinasi gladi lapangan, dan mengatur tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan dalam acara resmi dan acara kenegaraan;
  6. memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya dalam rangka koordinasi para ajudan Pimpinan Pemerintah Daerah;
  7. memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya dalam rangka penyiapan bahan koordinasi persiapan penerimaan, akomodasi dan transportasi kunjungan bagi tamu VIP, VVIP dan tamu lainnya;
  8. memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya dalam rangka penyiapan bahan penyusunan pelaporan kegiatan tamu VIP, VVIP dan tamu lainnya;
  9. memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya dalam rangka penyiapan bahan koordinasi dengan Perangkat Daerah mengenai rencana kegiatan;
  10. memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya dalam rangka koordinasi kehadiran pejabat yang diundang;
  11. mendistribusikan tugas kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya guna kelancaran pelaksanaan tugas subbagian;
  12. membimbing Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya guna pencapaian kinerja jabatannya;
  13. memeriksa hasil kerja Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya sebagai bahan evaluasi;
  14. mengevaluasi pelaksanaan tugas Pelaksana/Bawahan sesuai target kinerja yang diperjanjikan dalam rangka penilaian kinerja;
  15. melaporkan pelaksanaan tugas kepada Atasan sesuai perjanjian kinerja yang disepakati sebagai dasar pengambilan kebijakan;
  16. menyampaikan saran dan pertimbangan kepada Atasan sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan tugas; dan
  17. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Atasan sesuai dengan tugas jabatannya.