Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Malang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Malang Nomor 59 Tahun 2019 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Dan Fungsi Serta Tata Kerja Sekretariat Daerah.
Bagian Kesepuluh Bagian Hubungan Masyarakat
Pasal 36
(1) Bagian Hubungan Masyarakat mempunyai tugas menyiapkan perumusan kebijakan, mengoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi, pemantauan dan evaluasi program kegiatan dan penyelenggaraan pembinaan teknis, administrasi di bidang protokol, komunikasi pimpinan, dan dokumentasi pimpinan. (2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bagian Hubungan Masyarakat menyelenggarakan fungsi: a. penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang protokol, komunikasi pimpinan, dan dokumentasi pimpinan; b. penyiapan bahan pengoordinasian pelaksanaan tugas Perangkat Daerah di bidang protokol, komunikasi pimpinan, dan dokumentasi pimpinan; c. penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah terkait protokol, komunikasi pimpinan, dan dokumentasi pimpinan; d. pelaksanaan juru bicara Walikota dan Pemerintah Daerah; e. pemberian informasi dan penjelasan kepada pihak-pihak terkait sesuai dengan kebutuhan dan/atau atas arahan pimpinan; f. penyiapan kegiatan pers dan media massa kegiatan Walikota dan Wakil Walikota; g. pelaksanaan monitoring dan evaluasi di bidang protokol, komunikasi pimpinan, dan dokumentasi pimpinan; h. pengelolaan administrasi umum meliputi penyusunan program, ketatalaksanaan, ketatausahaan, keuangan, perlengkapan, kepustakaan dan kearsipan;
i. pelaksanaan evaluasi dan pelaporan tugas dan fungsi Bagian Hubungan Masyarakat; dan j. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Pimpinan sesuai bidang tugasnya.
Paragraf 1 Subbagian Protokol Pasal 37
(1) Subbagian Protokol mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan dalam rangka pelayanan keprotokolan pada penyelenggaraan acara dan tamu. (2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Subbagian Protokol menyelenggarakan fungsi: a. perencanaan kegiatan dan anggaran Subbagian Protokol; b. penyiapan bahan koordinasi gladi lapangan, dan mengatur tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan dalam acara resmi; c. penyiapan bahan koordinasi layanan keprotokolan pimpinan daerah dalam menghadiri acara resmi atau kedinasan; d. penyiapan bahan koordinasi dan/atau fasilitasi keprotokolan; e. pelaksanaan evaluasi dan pelaporan tugas dan fungsi Subbagian Protokol; dan f. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Bagian sesuai bidang tugasnya.
Paragraf 2
Subbagian Komunikasi Pimpinan
Pasal 38
(1) Subbagian Komunikasi Pimpinan mempunyai tugas penyusunan bahan penyelenggaraan komunikasi Walikota dan Wakil Walikota serta melakukan pengumpulan Informasi dan Media. (2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Subbagian Komunikasi Pimpinan menyelenggarakan fungsi: a. perencanaan kegiatan dan anggaran Subbagian Komunikasi Pimpinan;
b. penyiapan bahan informasi yang berkaitan dengan kebijakan Pemerintah Daerah; c. penyiapan bahan informasi dan penjelasan kepada pihak-pihak terkait sesuai dengan kebutuhan dan/atau atas arahan pimpinan; d. penyiapan bahan informasi kepada publik terkait pernyataan resmi serta kegiatan Walikota dan Wakil Walikota; e. penyiapan bahan perumusan kerja sama dengan media massa dan/atau organisasi media terkait kegiatan Walikota dan Wakil Walikota; f. penyiapan bahan peliputan kegiatan Walikota, Wakil Walikota, dan Perangkat Daerah; g. penyiapan bahan penyusunan naskah sambutan Walikota dan Wakil Walikota; h. penyiapan bahan penyebarluasan informasi melalui penerbitan internal; k. pelaksanaan evaluasi dan pelaporan tugas dan fungsi Subbagian Komunikasi Pimpinan; dan i. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Bagian sesuai bidang tugasnya.
Paragraf 3
Subbagian Dokumentasi Pimpinan
Pasal 39
(1) Subbagian Dokumentasi Pimpinan mempunyai tugas melakukan pengumpulan dan penyusunan bahan dalam rangka dokumentasi kegiatan Walikota dan Wakil Walikota. (2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Subbagian Dokumentasi Pimpinan menyelenggarakan fungsi: a. perencanaan kegiatan dan anggaran Subbagian Dokumentasi Pimpinan; b. pengumpulan dan penyusunan dokumentasi usul, kritik, saran dan pendapat masyarakat dan/atau organisasi kemasyarakatan yang disampaikan melalui media massa; c. pengumpulan dan penyusunan bahan dokumentasi kegiatan Walikota dan Wakil Walikota; d. pelaksanaan dokumentasi naskah sambutan Walikota dan Wakil Walikota serta naskah siaran pers/release;
e. pendataan dan dokumentasi penghargaan Walikota dan/atau Pemerintah Daerah; f. penyimpanan dan pemeliharaan peralatan dan hasil dokumentasi; g. pelaksanaan evaluasi dan pelaporan tugas dan fungsi Subbagian Dokumentasi Pimpinan; dan j. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Bagian sesuai dengan tugasnya.
