Tugas Bagian Humas Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Malang
Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Malang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Malang Nomor 30 Tahun 2021 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Dan Fungsi Serta Tata Kerja Sekretariat Daerah.
Bagian Kesepuluh
Bagian Hubungan Masyarakat Paragraf 1
Umum
Pasal 36
(1) Bagian Hubungan Masyarakat mempunyai tugas menyiapkan perumusan kebijakan, mengoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi, pemantauan dan evaluasi program kegiatan dan penyelenggaraan pembinaan teknis, administrasi di bidang protokol, komunikasi pimpinan, dan dokumentasi pimpinan.
(2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bagian Hubungan Masyarakat menyelenggarakan fungsi:
a. penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang protokol, komunikasi pimpinan, dan dokumentasi pimpinan;
b. penyiapan bahan pengoordinasian pelaksanaan tugas Perangkat Daerah di bidang protokol, komunikasi pimpinan, dan dokumentasi pimpinan;
c. penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah terkait protokol, komunikasi pimpinan, dan dokumentasi pimpinan;
d. pelaksanaan juru bicara Walikota dan Wakil Walikota;
e. pelaksanaan jalinan hubungan dengan berbagai pihak terkait pelaksanaan fungsi juru bicara pimpinan daerah;
f. pelaksanaan memberi masukan kepada Walikota tentang penyampaian informasi tertentu;
g. pemberian informasi dan penjelasan kepada pihak-pihak terkait sesuai dengan kebutuhan dan/atau atas arahan pimpinan;
h. pelaksanaan kegiatan pemberitaan, pers dan media massa kegiatan Walikota dan Wakil Walikota;
i. penghimpunan dan pengolahan informasi yang bersifat penting dan mendesak sesuai kebutuhan Walikota dan Wakil Walikota;
j. penyiapan dan penggandaan bahan materi rapat Walikota dan Wakil Walikota;
k. penyiapan dan penggandaan bahan materi kebijakan Walikota dan Wakil Walikota;
l. pengelolaan komunikasi dan informasi publik Sekretariat Daerah;
m. pelaksanaan monitoring dan evaluasi di bidang protokol, komunikasi pimpinan, dan dokumentasi pimpinan;
n. pengelolaan administrasi umum meliputi penyusunan program, ketatalaksanaan, ketatausahaan, keuangan, perlengkapan, kepustakaan dan kearsipan;
o. pelaksanaan evaluasi dan pelaporan tugas dan fungsi Bagian Hubungan Masyarakat; dan
p. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Pimpinan sesuai bidang tugasnya.
(3) Bagian Hubungan Masyarakat membawahi SubSubstansi yang terdiri atas:
a. Sub-Substansi Komunikasi Pimpinan; dan
b. Sub-Substansi Dokumentasi Pimpinan.
(4) Bagian Hubungan Masyarakat dalam melaksanakan tugas dan fungsi dibantu oleh pejabat fungsional yang diberi tugas tambahan sebagai Sub-koordinator SubSubstansi.
Paragraf 2
Subbagian Protokol
Pasal 37
(1) Subbagian Protokol mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan dalam rangka pelayanan keprotokolan pada penyelenggaraan acara dan penerimaan tamu.
(2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Subbagian Protokol menyelenggarakan fungsi:
a. perencanaan kegiatan dan anggaran Subbagİan Protokol;
b. pelaksanaan tata protokoler dalam rangka penyambutan tamu pemerintah daerah;
c. penyiapan bahan koordinasi dan/ atau fasilitasi keprotokolan;
d. penyİapan bahan informasi acara dan jadwal kegiatan Walikota dan Wakil Walİkota;
e. penyİapan bahan koordinasi dan fasilitasi kegiatan Walikota dan Wakil Walikota;
f. penyiapan bahan koordinasi gladİ lapangan, dan mengatur tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan dalam acara resmi;
g. penyiapan bahan koordinasi layanan keprotokolan pimpinan daerah dalam menghadiri acara resmi atau kedinasan;
h. pelaksanaan evaIuasİ dan pelaporan tugas dan fungsi Subbagian Protokol; dan
i. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Bagian sesuai bidang tugasnya
Paragraf 3
Sub-Substansi Komunİkasİ Pimpinan
Pasal 38
Sub-Substansİ Komunikasi Pimpinan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 36 ayat (3) huruf a mempunyai tugas:
a. menyiapkan bahan penyusunan rencana kegiatan dan anggaran Sub-Substansi Komunikasi Pimpinan;
b. menyiapkan bahan menjalin hubungan dengan berbagai pihak terkait pelaksanaan fungsi juru bicara pimpinan daerah;
c. menyiapkan bahan pelaksanaan pemberian masukan kepada Walikota tentang penyampaian informasi tertentu;
d. menyiapkan bahan pemberian informasi dan penjelasan kepada pihak-pihak terkait sesuai dengan kebutuhan dan/ atau atas arahan pimpinan;
e. melaksanakan penghimpunan dan pengolahan informasi yang bersifat penting dan mendesak sesuai kebutuhan Walikota dan Wakil Walikota;
f. menyiapkan dan penggandaan bahan materi rapat Walikota dan Wakil
Walikota;
g. menyiapkan dan penggandaan bahan materi kebijakan Walikota dan Wakil
Walikota;
h. menyiapkan bahan perumusan kerja sama dengan media massa dan/ atau
organisasi media terkait kegiatan Walikota dan Wakil Walikota;
i. menyiapkan bahan peliputan kegiatan Walikota dan Wakil Walikota;
j. menyiapkan kegiatan pemberitaan, pers dan media massa kegiatan Walikota
dan Wakil Walikota;
k. menyiapkan bahan penyusunan naskah sambutan Walikota dan Wakil
Walikota;
l. menyiapkan bahan penyebarluasan informasi melalui penerbitan internal;
m. melaksanakan uraian tugas jabatan fungsional sesuai keahlian dan/ atau
keterampilan fungsionalnya;
n. melaksanakan evaluasi dan pelaporan tugas Sub-Substansi Komunikasi
Pimpinan; dan
o. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian sesuai bidang
tugasnya.
Paragraf 4
Sub-Substansi Dokumentasi Pimpinan
Pasal 39
Sub-Substansi Dokumentasi Pimpinan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 36 ayat (3) huruf b mempunyai tugas:
a. menyiapkan bahan penyusunan rencana kegiatan dan anggaran Sub-Substansi Dokumentasi Pimpinan;
b. melaksanakan penyusunan dokumentasi usul, kritik, saran dan pendapat masyarakat dan/atau organisasi kemasyarakatan yang disampaikan melalui media massa;
c. melaksanakan penyusunan dokumentasi kegiatan Walikota dan Wakil Walikota;
d. melaksanakan dokumentasi naskah sambutan Walikota dan Wakil Walikota serta naskah siaran pers/ release;
a. melaksanakan pendataan dan dokumentasi penghargaan Walikota dan/ atau Pemerintah Daerah;
b. melaksanakan penyimpanan dan pemeliharaan peralatan dan hasil dokumentasi;
c. melaksanakan notulensi rapat Walikota dan Wakil Walikota;
d. menyiapkan bahan pengelolaan komunikasi dan informasi publik Sekretariat Daerah;
e. melaksanakan uraian tugas jabatan fungsional sesuai keahlian dan/atau keterampilan fungsionalnya;
f. melaksanakan evaluasi dan pelaporan tugas Sub-Substansi Dokumentasi Pimpinan; dan
g. melaksanakan tugas Iain yang diberikan Oleh Kepala Bagian sesuai dengan tugasnya.