Sosialisasi Penyelamatan Arsip Vital Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Malang

Malang – Arsip vital merupakan informasi terekam baik dalam bentuk media
kertas maupun non kertas yang sangat penting sekali (essential ) keberadaannya
untuk kelangsungan hidup organisasi. Arsip vital mempunyai peranan penting dalam
melindungi hak kepentingan organisasi, instansi dan perseorangan atau pihak-pihak
yang berkepentingan lainnya. Oleh karena sifatnya yang sangat penting, arsip vital
harus memperoleh perlindungan khusus terutama dari kemungkinan musnah, hilang
atau rusak.

Atas dasar itu pula, Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang menggelar Sosialisasi Penyelamatan Arsip Vital Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Malang di Hotel Savana Malang pada hari Rabu (21/2) dengan diikuti oleh 120 peserta dari OPD di Pemerintah Kota Malang.

Asistes Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat yang juga bertindak sebagai Plt. Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang, Drs. Abdul Malik, MPd berkesempatan secara langsung membuka kegiatan tersebut dengan didampingi oleh Kepala Bidang Pengelolaan Arsip, Wahyu Hariyanto, SH, MH dan para narasumber dari Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, Tidor arif serta Bowo Herdiyanto.

Dalam sambutan PJS Walikota Malang yang dibacakan oleh Abdul Malik menyampaikan bahwa arsip yang tercipta secara garis besar terbagi menjadi dua, yakni arsip biasa dan arsip vital. Arsip biasa adalah arsip yang semula penting, akhirnya tidak digunakan dan hal ini tidak akan berpengaruh terhadap kelangsungan sebuah organisasi. Sementara itu, arsip vital yaitu arsip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi, dan organisasi tidak akan mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima.

“Mengingat pentingnya keberadaan arsip vital maka arsip vital harus memperoleh perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan dari kemungkinan musnah, hilang dan rusaknya informasi ataupun fisik arsip” jelas Malik.

Upaya penyelamatan arsip vital, lanjutnya, mencakup perlindungan terhadap bencana pada umumnya seperti kebakaran, air, sinar matahari, debu, serangga/binatang, pengerat/asam, kelembaban yang berlebihan. Selain melindungi arsip dari bencana lingkungan, arsip perlu dilindungi dari bahaya manusia, misalnya pencurian fisik maupun informasinya, salah letak dan penempatan dan juga akses yang tidak sah. Tujuan dari perlindungan arsip vital adalah untuk melindungi informasi yang esensial yang terkandung dalam arsip. Untuk itu perlu adanya perlindungan secara benar terhadap arsip ini.

Perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan arsip vital dapat dilakukan dengan cara pengolahan arsip vital yang terprogram secara sistematis mulai dari identifikasi arsip vital dari organisasi, prosedur penyimpanannya, dan prosedur perlindungannya.

“Apresiasi positif saya sampaikan atas terselenggaranya kegiatan ini; selain memberikan pengetahuan dan pemahaman kepada perangkat daerah terkait penyelamatan arsip vital organisasi perangkat daerah; namun juga sebagai daya dorong bagi perangkat daerah untuk berupaya meningkatkan dan menyempurnakan sistem kearsipan serta perhatian yang maksimal agar keberadaan arsip dapat berfungsi sebagaimana mestinya seperti berdaya guna dan berhasil guna. Tentu hal ini akan dapat membawa keberhasilan perangkat daerah dalam menyelenggarakan tugas di bidang pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan secara baik” tambahnya lagi.

Disisi lain, Wahyu Hariyanto mengatakan bahwa tujuan dari pelaksanaan kegiatan tersebut adalah untuk menambah
pengetahuan dan petunjuk bagi instansi Organisasi Perangkat Daerah di
Lingkungan Pemerintah Kota Malang dalam mengelola, melindungi,
mengamankan, menyelamatkan dan memulihkan arsip vital kemungkinan
kerusakan, kehilangan dan kemusnahan.

“Harapannya bagi Perangkat Daerah
kedepan mampu melindungi, menyelamatkan dan pemulihan dokumen/arsip
Vital Negara secara terprogram” tutupnya. (Ts)